Fusie update - mei 2024

24 mei 2024

Na de vergadering van dinsdag 16 april zijn de vastgestelde werkgroepen aan het werk gegaan om ieder op hun eigen gebied uit te zoeken wat er nodig is om tot de fusie te komen. Tijdens het overleg van dinsdag 21 mei hebben de werkgroepen hun voortgang gedeeld met het bestuur.

Pastoraatsgroep:

De vitaliteitsscan per parochie is voor 90% ingevuld, d.w.z. de informatie m.b.t. de gebouwen en de informatie m.b.t. het pastoraat d.w.z. aantallen per parochie inzake ledenadministratie, kerkbezoek, dopen, 1^ste communie, vormsel etc.
Gemeenschappelijke vieringen zijn geinventariseerd.
De vieringen die gemeenschappelijk gevierd worden gaan gewijzigd worden, op die moment zijn vastgesteld:
- Naamdag St. Gertrudis (op of rond 17 maart)
- Paaswake - Badhoevedorp en Vijfhuizen houden zelf een viering. De gemeenschappelijke viering is voor Haarlemmerliede, Spaarndam, Halfweg/Zwanenburg
- Maria Geboorte / openingsviering na zomerreces (op of rond 8 september)
Voorbereiding van 1^e communie / vormsel;
De voorbereidingen zullen in Halfweg en Badhoevedorp (decentraal) plaatsvinden
De vieringen zullen centraal plaatsvinden in Halfweg
Doopvieringen en uitvaartdiensten;
Deze diensten blijven decentraal
Inventarisatie lokale (werk)groepen, bijv. Kosters, lectoren, vervoer, koren, etc.
Voor zover hier werkgroepen van zijn blijft dit decentraal.
Inventarisatie taken en verantwoordelijkheden parochieteams
De parochieteams blijven decentraal verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de parochie, belangrijke zaken worden voorgelegd aan het bestuur.
Inventarisatie externe contacten zoals raad van kerken
Wordt in de komende pastoraatsgroep vergadering besproken
Centraal maken van vieringenrooster
Is de verantwoordelijkheid van de paters en blijft centraal gebeuren.

Werkgroep secretariaat / ledenadministratie:

Ledenadministratie per parochies
Alle parochie maken gebruik van dezelfde online systemen (DocBase en Exact)
Navraag wordt gedaan bij de Ipal (ondersteunende firma van beide systemen) hoe een en ander opgezet kan worden. In de volgende vergadering hier verder over gesproken. Gestreefd wordt naar een centrale database maar ook decentraal zal een en ander gemuteerd kunnen/moeten worden.
Inkoop altaar- en kerkbenodigdheden
Per parochie zal een inventarisatie plaatsvinden wat op jaarbasis ingekocht wordt, waar, hoeveel en welke kosten hiermee gemoeid zijn. Na deze inventarisatie zal worden bekeken wat centraal en wat decentraal zal gebeuren.
Misintenties
Parochianen hebben veel binding met hun eigen parochie, om die reden blijft het opgeven van misintenties decentraal. Het parochieblad blijft het verzamelpunt voor alle intenties.

Werkgroep financiën:

De financiële vitaliteitsscan per parochies in ingevuld en doorgenomen.
Er komt één totaal rekening op naam van St. Gertrudis
Per parochie blijft de betaalrekening bestaan om de dagelijkse betalingen en de actie kerkbalans te verwerken.
Actie Kerkbalans
Vooralsnog zal de Actie Kerkbalans decentraal blijven plaatsvinden.
Dit betekent dat u via uw eigen parochie informatie hierover zult ontvangen en aan voor uw eigen parochie deze donatie verrichten.

Werkgroep gebouwen en terreinen:

Meerjaren onderhoudsplannen per parochie
Inventarisatie ontwikkelingen op het gebied van gebouwen en terreinen
Aan beide bovengenoemde onderwerpen wordt door de commissie hard gewerkt, de vitaliteitsscan geeft ook aan wat er zou moeten gebeuren per gebouw.

Werkgroep begraafplaats:

Inventarisatie onderhoud aan de begraafplaatsen
Zowel in de Haarlemmerliede als in Halfweg is er een groep vrijwilligers die wekelijks de begraafplaats onderhouden. Voor grote werkzaamheden, snoeien van bomen en grote hagen, wordt hulp van buitenaf ingeroepen.
Centralisatie van begraafplaatsadministratie
In Halfweg is de totale administratie ingevoerd in DocBase.
In Haarlemmerliede is de administratie pas overgedragen aan een nieuwe vrijwilliger.
Deze vrijwilliger zal contact opnemen met de administratie van Halfweg om samen te kijken hoe e.e.a. verwerkt kan worden.

Werkgroep communicatie:

Parochieblad en website
De werkgroep stelt voor om zowel voor één centraal parochieblad als één centrale website te kiezen, dit heeft veel voordelen.
Inventarisatie huidig gebruik communicatiemiddelen per parochie
De werkgroep heeft de communicatiemiddelen per parochie geinventariseerd.
- De werkgroep stelt voor om de nieuwsbrief, nu alleen binnen MeerLiede bekend, zo snel als mogelijk is onder de aandacht van de parochianen van Badhoevedorp brengen.
- De werkgroep stelt voor om de facebook pagina om te zetten naar een pagina voor alle vijf de parochies
Werkwijze na fusie
De werkgroep stelt voor dat er één centrale commissie communicatie komt die de huidige werkgroepen/redacties vervangt. Er blijven op lokaal niveau contactpersonen.

Vervolg:

Het bestuur zal intussen een fusiedocument opstellen en een organogram. Beide documenten worden besproken in de bestuursvergadering van 11 juni. Tevens zal het bestuur in genoemde vergadering definitieve uitspraken zal doen over de voorstellen van de verschillende werkgroepen.

Op 18 juni volgt er een weer een vergadering om het fusiedocument en het organogram te bespreken en om de betreffende werkgroepen te laten weten hoe het bestuur de voorstellen ziet.

Wilt u meer weten over de fusie?
Klik hier voor een overzicht van de voortgang
Klik hier voor de volledige tijdlijn
Klik hier voor veelgestelde vragen.